Digitalización de Documentos Digitalización

Contamos con equipo, y sistemas especializados para la digitalización de documentos de varios tamaños y pesos, así como planos, libros, periódicos, incluso acervos históricos, no obstante dichos documentos digitalizados pueden coexistir con más 90 formatos de archivos informáticos, es decir un archivo de Excel podrá engraparse a un documento de presupuesto etc.

Digitalizar, capturar y gestionar documentos al más alto nivel sin importar cual grande sea el volumen, se ha convertido en un servicio adicional de alta calidad de nuestra compañía, el cual ponemos a disposición de todos nuestros clientes, generamos la disposición inmediata para todos los documentos, a través de herramientas certificadas, con prestigio y reconocimiento internacional.

 

 

Digitalización de Documentos

Digitalización masiva de cualquier tamaño de documento, tickets, facturas, encuestas, expedientes, licitaciones, etc…. El equipo de producción está capacitado para realizar el procedimiento sistemáticamente para los proyectos institucionales.

Ventajas

• Acceso en cualquier momento a sus documentos.
• Fácil accesos y consulta.
• Los archivos digitales optimizan los tiempos de consulta.
• Conservación de los archivos.
• Reproducción masiva de documentos.
• Disminuye el cosumo de papel.

Digitalización de Libros

La digitalización de libros contribuye a la conservación del archivo en su versión original, disminuyendo también el consumo de papel para la conservación ecológica. Cuidamos los libros con los equipos más novedosos en el mercado con la combinación de un soporte para libros en forma de V y una platina en forma de V que mantiene el libro abierto en un ángulono estresante 120 para escanear en alta velocidad.

Ventajas

• Conservación de acervos históricos.
• Control de las versiones del libro
• Apoyo al medio ambiente
• Seguridad del documento original
• Acceso controlado y eficaz .

Digitalización de Planos

Digitalziación para Reprografía, SIG, Cartografía, CAD y aplicaciones de archivo de documentos. Resguarda de forma segura los planos evitando la manipulación constante de ellos y favorecer su conservación.

Ventajas

• Acceso controlado y segura a los planos.
• Hacer multiples consultas sin maltratar los planos
• Reducción de espacio físico.
• El plano podrá integrarse puede a un sistema automatizado

Digitalización de Negativos

Digitalización para expertos como fotógrafos profesionales, aficionados a la fotografía, diseñadores gráficos, laboratorios fotográficos y escuelas. Obtiene resultados de calidad profesional de cualquier original fotográfico que demande alta calidad de imagen. .

Ventajas

• Conservación de los archivos originales.
• Administra de forma sencilla en un sistema.
• Optimiza tiempos en la búsqueda de archivos.
• Consulta tu trabajo en cualquier dispositivo.
• Evita el deterioro con el paso del tiempo.

Imágenes Digitales

El proceso de Digitalización o toma de Imágenes Digitales, consiste en capturar “fotos electrónicas” tomadas de una escena o escaneadas de cualquier tipo de documento, como pueden ser fotografías, textos impresos o manuscritos (periódicos, revistas, libros), planos, diapositivas, microfilm, etc. Este proceso, independientemente de las características específicas del mismo, de dónde se realice, de cómo se realice y de quienes sean las personas encargadas de llevarlo a cabo, cuenta con un conjunto de etapas claramente diferenciadas, con el fin de garantizar el éxito del mismo.

Ventajas

• Conservación de los archivos originales.
• Administra de forma sencilla en un sistema.
• Optimiza tiempos en la búsqueda de archivos.
• Consulta tu trabajo en cualquier dispositivo.

Digitalización de Archivos

• La mayoría de la información que existe en las empresas se almacena en forma de archivos de papel, informes o reportes, que se acumulan y crecen con el paso de los años, dando lugar a archivos de documentos en papel muy difíciles de consultar y la consecuente pérdida de oportunidad en la entrega de la información que se requiere para la toma de decisiones.

• El Proceso de digitalización de Archivos es la solución a este problema. Con este proceso se obtienen las herramientas para hacer más ágil y accesible el acceso a la información de la empresa.

• En este proceso tenemos la capacidad para digitalizar Archivos Contables (Pólizas, Facturas, Órdenes de Compra), Contratos, Actas, Formatos de Captura, Encuestas, Vouchers Bancarios, Recibos. Nuestra tecnología permite procesar cualquier dimensión de documentos, así como el grosor de los mismos.

 

Protección de Datos

Decreto de Auteridad

Establecer programas para optimizar, sistematizar y digitalizar sus procesos administrativos, así como las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos públicos y la modernización de la Administración Pública Federal.

Capítulo Vl, Artículo Vigésimo Tercero fracción l

Se prohíbe el gasto en impresión de libros y publicaciones que no tengan relación con la función sustantiva de la dependencia o entidad de que se trate, promoviendo el uso de medios digitales para la difusión de publicaciones electrónicas .

Capítulo lV, Artículo Décimo Primero fracción l

Se fomentará la reducción del uso del papel, a través de la utilización de formas precodificadas, formatos electrónicos y gestión electrónica de los documentos.

Capítulo lV, Artículo Décimo Primero fracción lX

Ley Federal de Archivos.

Resumen del objeto: Establecer el uso, métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición expedita de los documentos a través de sistemas modernos de organización y conservación de los archivos que contribuyan a la eficiencia gubernamental, la correcta gestión y el avance de archivos en trámite, de concentración e históricos, así como promover la investigación histórica documental.

Fuente de referencia: DOF 23-01-2012

Señala que los sujetos obligados deberán instrumentar sistemas automatizados para la gestión documental que permitan registrar y controlar los procesos.

Artículo 20 de la Ley

Alcances del Servicio

1. Digitalización Simple
Transformación de archivo físico a electrónico en varios formatos disponibles (Información entregada en carpetas sobre medios de almacenamiento masivo) en el formato que sea requerido : JPG, TIFF, PNG, Etc.
2. Digitalización Indexada
Los documentos digitalizados son entregados en un visor profesional DocuWare de solo lectura. (Los documentos se accesarán de inmediato, no permite incrementar o disminuir la información) ó bien pueden entregarse en un archivo de Excel con hipervinculos con los campos que sean previamente requeridos.
3. Digitalización Sobre un Repositorio
Profesional
Los documentos digitalizados son entregados en un sistema profesional DocuWare con capacidad ilimitada de documentos y OCR (pasar a texto las imágenes digitalizadas) de texto completo, la información tambien puede ser entregada en medios masivos de información con los indices en un archivo por comas para su importación a cualquier otro sistema de manejo de información o BD , incluye equipos de digitalización especializados para continuar la operación diaria así como el servidor que alojará la información.
4. Digitalización y Limpieza de la Imagen:
Con el software de optimización de Imagenes Kofax a través de un pequeño flujo de trabajo es posible limpiar una imagen de manera importante, ya sea para resaltar el texto o una simple reducción de su peso, este proceso es prácticamente invisible y se puede integrar perfectamente en un flujo de trabajo.
5. Digitalización sobre un repositorio
y flujos de trabajo avanzado
Adicional al alcance tres (3), este servicio incluye la automatización de procesos trabajo, es decir se pueden usar firmas, sellos, incluso certificados digitales de forma automatizada. En el momento de la digitalización se puede definir una separación y reconocimiento del documento en automático iniciando el proceso desde la digitalización.

Nuestros Scanners

En Cepe contamos con una amplia gama de Scanners, contáctanos y con gusto determinaremos la solución más aporopiada paracubrir sus necesidades ó visita nuestra página oficial (cepe.com.mx) para venta o reendamiento de equipos. Contamos con las siguientes marcas:

Canon Colortrac Fujitsu Kodak Opex Plustek Graphtec

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